Z ustawy o VAT i aktów wykonawczych nie wynika konieczność zamieszczania podpisów na fakturach. Jednocześnie brak jest przepisu, który wprost wskazywałby na brak obowiązku podpisywania faktur. Podatnicy maja tutaj prawo wyboru. Jednak dla celów dowodowych (np. windykacja nalezności) bezpieczniej jest nadal uzyskać podpis kontrahenta.

Przepisy wskazują otwarty katalog elementów, które powinna zawi erać faktura. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) stanowi w § 5 ust. 1, że faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem § 5 ust. 10 i 11;

3) numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" oraz dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;

4) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

5) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;

6) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

8) stawki podatku;

9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

11) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Obowiązek wystawienia faktury wynika z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Faktura ma potwierdzać dokonanie sprzedaży oraz zawierać dane, określone w rozporządzeniu. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby firma zamieszczała na fakturze inne ważne informacje i żądała podpisania faktury przez nabywcę. Bowiem pisemne potwierdzenie odbioru faktury może mieć istotne skutki w przypadku szybkości dochodzenia roszczeń na drodze sądowej, kiedy np. nie zawierano umów.

Hanna Kozłowska - biegły rewident, doradca podatkowy

KDA Kancelaria Doradców i Audytorów

Spółka Doradztwa Podatkowego Sp. z o.o.